Работа в HR требует значительных временных и трудовых затрат на обработку документов и таблиц. HRM-системы решают эту проблему, упрощая управление процессами, такими как кадровый учет и администрирование, сохраняя полную историю работы сотрудников.
Спрос на HRM-решения высок, что привело к насыщению рынка различными предложениями. Основная задача — выбрать систему, которая эффективно решит текущие проблемы и будет способствовать развитию бизнеса. Эти вопросы часто обсуждаются в HR-сообществе. Рассмотрим опыт выбора и использования HRM-системы в холдинге.
HRM-система объединяет все отчеты и документы в одном месте и генерирует аналитические отчеты в виде дашбордов. Традиционные инструменты, такие как Trello или Google Drive, имеют множество недостатков: их сложно поддерживать и обучать новых сотрудников, возникают проблемы с безопасностью данных. Для развивающегося бизнеса необходимы гибкие и современные сервисы. Принцип компании: автоматизация всех процессов, которые может выполнять программа, чтобы сосредоточиться на взаимодействии между сотрудниками, эффективности рабочего процесса, мотивации и развитии.
При выборе HRM-системы необходимо учитывать ряд важных критериев: стоимость, опыт компании-разработчика, клиенты, возможность адаптации системы, сложность внедрения, безопасность, простота использования и поддержка. Составлен список необходимых функций, проведено исследование рынка и выбраны 2-3 лучших продукта в разных ценовых сегментах.
Выбранные системы автоматизируют все HR-процессы: от отправки оффера до регулярных опросов удовлетворенности сотрудников. Они собирают документы у новых сотрудников, готовят бумаги для перевода или увольнения, информируют команду об отсутствии на работе, днях рождения и новых тренингах. Системы обеспечивают быструю и качественную поддержку, позволяют добавлять новые функции и кастомизировать под конкретные нужды. Важные функции включают: настраиваемые доступы для разных ролей и уровней сотрудников, автоматизацию и прозрачность в политиках отсутствий, настраиваемые уровни согласований документов и запросов сотрудников, упорядоченное хранение важных документов с настройкой доступов и автоматическая аналитика базовых показателей HR.
Однако идеальных HRM-систем не существует. Некоторые сложности, такие как ограниченная функция Performance Review и невозможность отображения матричной структуры управления, требуют дополнительных решений. Стоимость системы выше среднерыночной, но окупается за счет эффективности.
Процесс внедрения HRM-системы начался с одной компании под контролем разработчиков. Процесс занял три недели. После успешного внедрения последующие компании холдинга настраивались самостоятельно за неделю. Система значительно упростила отчетность об отсутствии сотрудников, автоматизировала уведомления для новых сотрудников, экономя время и ресурсы.
При планировании использования HRM-системы важно учитывать бюджет. Если стоимость подписки выше рисков, связанных с неэффективностью работы без системы, возможно, стоит подождать. Если наоборот, вероятно, пришло время для интеграции HRM. Важно рассчитать экономическую целесообразность системы: более дорогой продукт может быть более эффективным и экономичным в долгосрочной перспективе.
Для крупных компаний с численностью сотрудников более 2000 разработка собственной HRM-системы может быть оправдана. Однако большинство предпочитает готовые решения из-за их гибкости, надежности и постоянного совершенствования. Разработка такой системы требует значительных ресурсов, времени и экспертизы, что делает готовые решения более предпочтительными для большинства компаний.
После внедрения HRM-системы HR-специалисты могут сосредоточиться на стратегических задачах, таких как развитие и мотивация сотрудников, что способствует общему росту эффективности компании. HRM-системы позволяют упростить процессы, повысить точность данных и обеспечить более прозрачное управление персоналом.
Выбор HRM-системы — стратегическое решение, которое может значительно улучшить управление персоналом, автоматизировать процессы и повысить общую производительность компании. Независимо от размера бизнеса, современные HRM-системы предоставляют инструменты для автоматизации и оптимизации кадровых процессов, что позволяет сосредоточиться на развитии и мотивации сотрудников.
Процесс внедрения HRM-системы начинается с тщательного анализа процессов организации. Практика показывает, что современные HRMS могут значительно сократить финансовые и временные затраты, а также способствовать развитию компании. Эти системы актуальны не только для крупных корпораций, но и для небольших фирм благодаря их гибкости и масштабируемости. Пандемия стала дополнительным стимулом для цифровизации, увеличив процент компаний, планирующих автоматизировать бизнес-процессы.
Выбор и внедрение HRM-системы — стратегическое решение, которое может значительно улучшить управление персоналом, повысить эффективность компании и освободить ресурсы для развития бизнеса.