Роботизация процесса сверки данных на базе UiPath и ABBYY

Международная сеть строительных гипермаркетов «Леруа Мерлен» работает с тысячами российских и зарубежных поставщиков: производителями отделочных материалов, мебели, товаров для дома и сада. Это сопровождается документооборотом в сотни тысяч документов в месяц, из которых более 12 тысяч требуют сверки только из-за расхождений в закупочных ценах.

Задача

Ввиду большого числа поставок сверка документов и согласование сумм при расхождениях отнимали у бухгалтерии «Леруа Мерлен» много времени, поэтому компания решила автоматизировать рутинные и повторяющиеся задачи, а также перенаправить ранее задействованный персонал на другие процессы. Исполнителем была выбрана компания IBS, имеющая успешный опыт внедрения RPA.

Решение

Разработка программных роботов на базе платформы UiPath заняла примерно два с половиной месяца, затем команда IBS внедрила и настроила их. Основная задача роботов — выполнение сверки по электронным и бумажным документам.

Также была выполнена интеграция решения с корпоративными ресурсами «Леруа Мерлен»: ERP-системой Oracle и платформой для электронного документооборота Directum. Одновременно с настройкой роботов специалисты ABBYY внедрили платформу для интеллектуальной обработки информации ABBYY FlexiCapture.

Решение ABBYY работает с роботами в связке: они выгружают сканы документов в формате pdf из Directum, а ABBYY FlexiCapture классифицирует документы, определяет, есть ли указанные артикулы в базе данных, и передает информацию в UiPath. При необходимости верификации результатов распознавания и согласования расхождений к процессу подключаются ответственные специалисты из бухгалтерии «Леруа Мерлен».

Интеллектуальное решение на базе технологий UiPath и ABBYY автоматически сверяет цены на товары в документах от поставщиков с данными в учетной системе «Леруа Мерлен», включая бумажные счета-фактуры, товарные накладные и УПД, находит различия и вносит корректировки в закупочные цены, чтобы информация о стоимости товаров всегда была актуальной. Роботы делают видимыми расхождения при сверке, позволяя оперативно принять меры по их устранению, значительно ускоряя процессы.

Результаты

По результатам проекта удалось снизить нагрузку на бухгалтерию, увеличить скорость обработки документов, а также своевременно обнаружить ошибки в сверке.

После того, как специалисты IBS внедрили RPA-систему UiPath для поиска расхождений в бухгалтерской отчетности «Леруа Мерлен», программные роботы без участия человека обрабатывают около 90% документов компании в системе электронного документооборота, а также большую часть бумажных документов, которая предварительно передается на распознавание в ABBYY FlexiCapture.

В рамках проекта были проведены замеры времени: программные роботы экономят от 200 до 340 рабочих часов в неделю — чистая экономия составляет 5-8,5 FTE. Процесс сверки данных ускорился примерно в четыре раза.